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Saca ventaja de los cargos automáticos

Actualizado: 1 jun 2023



Tal vez habrás escuchado a las personas decir que los gimnasios LowCost solo permiten afiliaciones con la tarjeta como garantía para descargar mensualmente por un período de tiempo permanente o bien, habrás leído nuestro Blog anterior de como esta política ha afectado a estas cadenas de bajo costo. Pero, hoy te queremos motivar a aplicarlas en tu gimnasio de una manera atractiva y responsable con tus clientes.


Para competir con los LowCost debes enfocarte en el servicio al cliente, esa es tu principal arma y ventaja competitiva, como te lo hemos mencionado en varios Blog anteriores no lo descuides.

No obstante, no está mal copiar a tu competencia, eso si, de forma sana y responsable sin caer en el error de aplicar una política sin ajustarla a la conveniencia de tu mercado para que sea un éxito. Para esto debes primero analizar lo más importante. ¿Cómo funciona el descargo automático por tarjeta?


Acá te lo explicamos y te damos algunos Tips de como aplicarlo de forma segura en tu gimnasio.


¿Qué es el cobro automático o recurrente?

Bajo el contexto de un gimnasio se refiere al descargo automático de una tarjeta de crédito de forma mensual por el monto de la membresía, usualmente se utiliza un Software de control de gimnasios especializado que te permite realizar este tipo de labor y comunicación con tu banco de forma inmediata para procesar las tarjetas de tus clientes.



La forma de como cobrar las tarjetas dependerá de los vencimientos de dichas membresías. Si tus membresías expiran el día 1° del mes, ese mismo día debe ejecutar el proceso, si por el contrario las membresías expiran en distintas fechas del mes deberás agruparlas en partes, por ejemplo del 1° al 14 y del 15° al 30, sabiendo que ejecutaras el proceso 2 veces en el mes.


Una vez que el banco procese todas las tarjetas que tu Software envió al banco, se recibirá una respuesta por cada una, de manera que automáticamente se genere una factura por la mensualidad a cada cliente cuyo procesamiento fue exitoso y en caso contrario se almacenará en bitácora.


Ahora, que pasa con las tarjetas que no pudieron ser procesadas porque fue rechazada por el banco, en estos casos debes ejecutar el proceso al día siguiente y durante unos 2 días más de manera que cada día de "Recobro" puedas procesar un buen porcentaje de las tarjetas que no pudieron ser procesadas en el la primer corrida.


Este es un ejemplo de como establecer la política de procesamiento de tarjetas, pero, eres libre de hacerlo como mejor creas conveniente que lograrás procesar la mayor cantidad de tarjetas. No te desanimes si algunas tarjetas ya no las puedes procesar, de seguro el cliente ya bloqueó la tarjeta, solicitó al banco cancelar el descargo automático de tu comercio. Ya ese cliente lo debes dar de baja.


Ahora que ya entendiste como funciona el proceso de cobro automático viene lo más importante.


¿Cómo implementar el cobro automático en tu gimnasio sin morir en el intento?

Cuando le hablas a un cliente de afiliarse al cobro automático de seguro que te dirá "No gracias!" y es porque hay un rechazo o temor alrededor de este tipo de afiliación debido a la mala fama que tienen los LowCost de no informar al cliente de las cláusulas de cobro si no asiste al gimnasio.



Para lograr que este plan sea atractivo primero que nada debes establecer un monto con un descuento menor al precio regular de manera que se convierta en ese "Gancho" de venta, sino estás dispuesto a ponerle un precio lo suficientemente atractivo mejor no continúes con el plan. Ahora, el próximo paso es establecer un contrato donde se especifique claramente los términos y condiciones de la afiliación.


Aquí es donde debes hacer la diferencia a las cadenas de bajo costo en las cláusulas del período de permanencia mínima, el proceso de cancelación de la afiliación y el proceso de congelación de la membresía. Cada una de estas deberán ser lo más flexibles posible para que este contrato sea atractivo.


Permanencia mínima

Es lo que hace que muchos clientes desistan de ingresar a un LowCost, te recomendamos establecer que no existe un tiempo mínimo de conservación de este plan, es decir puede cancelar la membresía cuando desee e incluso pasarse a cualquier otra de los planes o tarifas que ofrece el gimnasio.


Cancelación de la afiliación

Como bien sabes en los LowCost realizar este proceso implica para el usuario hacer grandes pagos para compensar la cancelación anticipada, en tu caso esto no debe existir si quieres tener éxito, déjalo bien claro en el contrato.


Proceso de congelación

La congelación de la membresía es algo ya habitual en los gimnasios, los clientes la solicitan siempre y cuando presenten algún dictamen médico o carta de la empresa que justifica porque no pueden hacer uso de las instalaciones del gimnasio. En algunos gimnasios se establece un cobro administrativo por cada semana de congelación, en otros es gratis pero restringido a solo unas cuantas veces al año, hablaremos más de este proceso en otro Post.


Debes establecer en la cláusula que la congelación debe solicitarse como mínimo 5 días antes de su fecha de vencimiento, ya sea que envíe la solicitud por correo, por Whatsapp o directamente en la recepción (Eso lo estableces tú), y ahora la congelación puede ser sin costo mensual, es decir que no harás ningún descargo de la tarjeta o bien cobrar un porcentaje mínimo mensual de la tarifa actual de manera que le asegures al cliente su tarifa actual se mantiene a que en lugar de cancelar la afiliación completamente y un tiempo después que regrese haya habido aumento de tarifas y tenga que afiliarse con un precio mayor al que tenía anteriormente. También para las academias de natación, gimnasia artística, baile, y demás que manejan horarios fijos es la forma más práctica de indicarle al cliente que si mantiene un pago por congelación va a mantener su horario fijo para cuando regrese de nuevo.



Y por último pero no menos importante, informar, aunque le des el contrato al cliente para que lo "Lea", va en comilla doble, porque sabes que es lo que la mayoría menos hace. Para mantener a un cliente contento es mantenerlo bien informado y darle los detalles de estas 3 cláusulas que se consideran las más importantes en un proceso de afiliación de tarjeta, entre más detalles le des al cliente va a ser más satisfactorio para ambos, no vas a tener clientes quejándose porque "Nadie les dijo", tal vez pase pero de seguro que son los que lo habían olvidado por conveniencia y en ese momento lo negarán para verse más molestos, pero, serán los mínimos, ese tipo de cliente no lo quieres en el gimnasio, son lo que siempre se quejan por el precio. Hablaremos con más detalle de los tipos de clientes que hay en los gimnasios en otro Post.


Ahora viene la creatividad de tu parte, pues empieza el plan de ventas para poder lograr afiliar a la mayor cantidad de socios a esta nueva tarifa, deberás ser muy buen vendedor, además de hacer reunión con todo tu equipo de trabajo, ya que, recepción, Fitness, administradores e incluso el mismo personal de limpieza pueden ayudarte a vender este nuevo producto, publícalo en redes sociales, envía correos informativos, en fin usa todas las herramientas de mercadeo que tengas a la mano para lograr introducir este nueva modalidad. No va a ser fácil al principio, pero, veras que con que unos cuantos clientes empiecen a probarla y vean que no es tan terrorífica como muchos están acostumbrados más bien ellos la recomendarán a sus amigos.


Todo este proceso de cobro automático con tu banco es mucho más fácil si tu proveedor de Software ya tiene la herramienta para realizarlo, de otro modo podría ser un completo dolor de cabeza si no tienes el suficiente orden y cuidado para realizarlo, recuerda que son tarjetas de crédito, es información muy sensible y donde el error humano puede meterte en problemas serios con tus clientes, por eso te recomendamos que lo hagas con un sistema especializado para manejar este tipo de información y comunicación con el banco.


Todo esto que hablamos hoy de seguro que lo analizarás si no lo has implementado aún, no pierdes nada, puedes trabajarlo con cualquier banco en tu país y lo mejor es que no tiene un costo adicional, si ya lo implementaste y no te fue nada bien, mira si lo que hablamos arriba dejaste algún detalle que no tomaste en cuenta antes de implementarla. Nos gustaría conocer tus experiencias.


Si aún no cuentas con una App para control de acceso, administración de tu centro Fitness y el servicio al cliente o bien, si ya cuentas con nuestra App y quieres enterarte de las nuevas características te invitamos a dar clic en el siguiente botón.




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