Congelar una membresía porque un cliente debe ausentarse del gimnasio por un tiempo es siempre una pérdida, como sabrás hacer una congelación implica reponer los días que no asiste al gimnasio al tiempo de expiración de su membresía, esto implica que tus ingresos se verán afectados en el mes.
Ningún gimnasio está ajeno a esta situación, y aunque algunos pocos gimnasios tienen una política muy cuadrada de no permitir congelaciones, la mayoría si la aplica, pues, en definitiva es un servicio al cliente y ellos valoran cuando les permites ausentarse, obvio hay casos que no tienen justificación como por ejemplo cuando te dicen que se acerca el día de su cumpleaños y se va a ausentar 1 semana por un viaje que va a realizar para celebrarlo, así como hay ocasiones que definitivamente brindar el servicio te dará un cliente contento, como por ejemplo que deben cuidar a un familiar durante 1 mes o más por enfermedad, entre otras eventualidades justificables.
Ahora, como mencionamos al principio el servicio no es algo que te encante mucho brindar, pues, genera faltantes de ingresos en el mes, pero, te damos algunas factores a tomar en cuenta de como poder brindar este servicio y que sea un poco menos "doloroso" para el bolsillo.
Lo importante antes de establecer las reglas del juego es dejarlas por escrito, y es por eso que debes tener un contrato firmado por tu cliente donde se establezcan todas las políticas de uso de las instalaciones, y entre ellas el manejo de las congelaciones.
Antes que nada recuerda, una congelación únicamente se brinda bajo 2 situaciones, la primera es que el tiempo restante de su membresía no sea menor al tiempo que desea congelarse y la segunda que la membresía esté en un plan de cobro recurrente.
Congelaciones limitadas en el año
Puedes establecer una regla de congelación por ejemplo de solo 2 veces al año. En este caso al quedar limitada a solo 2 eventos por año, la forma de establecer esta política dependerá de la frecuencia promedio con la que los clientes solicitan este servicio en el transcurso de 1 año.
Documento o carta que justifique la ausencia
Puedes solicitar una carta del trabajo o un dictamen médico que indique las razones por las cuales el cliente debe ausentarse del gimnasio por un período de tiempo.
Cobro honorario por congelación de membresía
En muchos casos este cobro se realiza principalmente cuando tu membresía es de cobro recurrente (Descargo automático de tarjeta) y se cobra de forma mensual desde la tarjeta de crédito del cliente. En estos casos este cobro permite seguir recibiendo un ingreso mínimo pero, constante. En el caso del cobro recurrente la congelación no debería ser menor a 4 semanas cuando hay un costo asociado, en caso de que no haya costo, puede ser libre los días que congele, así como cuando la membresía del cliente no es de cobro recurrente es decir Prepago (Mensual, trimestral, semestral, anual), para este último el cobro se puede realizar de forma diaria o semanal.
Descongelación anticipada
Debes estar preparado para los imprevistos, en alguna ocasiones la congelación que el cliente solicitó fue más corta de lo que se había solicitado y en su lugar el cliente regresó 5 días antes. No puedes negarle la entrada al cliente pero si debes hacer el nuevo ajuste en la fecha de expiración de la membresía, ten cuidado, como sabes la fecha de expiración de cada cliente es la más delicada de todo gimnasio, realiza el cálculo correcto y cambia la fecha según los días que utilizó de su congelación.
Congelación programada
En algunas ocasiones los clientes desde meses antes solicitan que se les programe la congelación, en estos casos debes ser muy ordenado, pues, debes tener presente cuando el cliente ya no puede ingresar al gimnasio una vez que se activa la congelación y cuando tiene permitido de nuevo su ingreso a las instalaciones.
Restricción de ingreso
De seguro no debemos explicarte el porque un cliente que tiene congelada su membresía no puede tener acceso a las instalaciones, ahora, lo importante aquí es que tengas un buen control en la recepción para que ningún cliente se intente pasar de listo ganarse unos días de gimnasio gratis, nadie quiere a los
De seguro pensarás que llevar todo esto sin un Software que se encargue automáticamente de hacer los cálculos de fechas, control de ingreso y restricción de clientes congelados es un dolor de cabeza, pues, lamentamos decirte que lo es, si planeas llevar esto en una hoja de Excel o una agenda te va a llevar a cometer errores y por supuesto pérdidas a tu negocio. No te recomendamos hacerlo de manera manual si piensas ofrecer este servicio. Consulta a tu proveedor de Software como puedes llevar todos estos controles en tu sistema administrativo.
Ahora, también todas las anteriores se pueden combinar y conseguir una política adecuada para las congelaciones, todo dependerá que evalúes el tipo de cliente que tienes (De esto hablaremos en un nuevo Post), la zona donde estás ubicado, lo que ofrece la competencia y la frecuencia con que se presentan este tipo de solicitudes, una vez que tengas eso podrás definir como ofrecer este servicio de la mejor manera donde ambas partes se vean beneficiadas.
Recuerda que esto es un servicio de valor agregado, no brindarlo podría quitarle atractivo a tu gimnasio si la competencia lo ofrece, aunque quienes lo ofrecen no se sienten muy contentos al final del mes cuando hacen cuentas, pero, de seguro que tendrán una mejor retención de esos clientes que por razones ajenas a su control deben estar solicitando una congelación de su membresía de forma inesperada.
En conclusión debes valorar además de todo lo mencionado arriba cuánto valor agregado le darás a tu gimnasio con el servicio.
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